以WEB為基礎的文件管理，可以使人們在世界的任何地方，對共同的文件進行閱覽和修改，減少用戶之間通過電子郵件傳送文件而造成的版本差異和管理的不便，進而保持文檔版本的一致性，提高交流和工作的效率。WEB文件管理只是對文件自身進行管理，其文件內容的更改要由用戶將其下載到本地後，用相應的軟件進行編輯，然後再上傳到文件服務器來實現。
